Noticia La Oficina Del Futuro - Asociación Mexicana de Interiorismo Corporativo / AMIC México

La Oficina Del Futuro

Las oficinas pos pandémicas necesitan rediseñarse para el trabajo híbrido, equilibrando los espacios privados de videollamadas con áreas de colaboración y concentración, dimensionadas por función, no un enfoque uniforme.

Los diseños de oficinas tradicionales son inadecuados para las frecuentes videollamadas que prevalecen en los modos de trabajo híbridos, lo que requiere espacios privados con buena iluminación, acústica y ergonomía para evitar interrupciones.
Las oficinas deben diseñarse para facilitar tanto la colaboración en equipo como la concentración individual, con espacios como zonas tranquilas y cabinas telefónicas que complementen las áreas de trabajo en grupo.
En lugar de reducir el tamaño de la oficina de manera uniforme, los espacios de trabajo deben personalizarse para adaptarse a las diferentes formas en que los roles utilizan la oficina, considerando las necesidades individuales del equipo y ajustando la asignación de espacio en consecuencia.

A medida que las empresas empiezan a traer a sus empleados de vuelta a la oficina, queda claro que los espacios de trabajo creados para un mundo prepandémico ya no se alinean con nuestra forma de trabajar. Las oficinas diseñadas para que los empleados estén presentes de 9 a 5, de lunes a viernes, no satisfacen las necesidades de una fuerza laboral que divide el tiempo entre el hogar y la oficina.

Para crear experiencias positivas y productivas en la oficina que sirvan tanto a los empleados como a la organización en la era híbrida, los espacios de trabajo requieren reimaginación y reconfiguración. Hablé con el experto en el lugar de trabajo Samu Hällfors , director ejecutivo de Framery, sobre cómo deberían cambiar las oficinas para permitir los mejores resultados de los equipos híbridos. Aquí encontrará sus consejos para crear la oficina del futuro.

Las videollamadas requieren espacio dedicado

La pandemia provocó una explosión en las videoconferencias, y las reuniones virtuales se convirtieron en el modo de colaboración predeterminado. Incluso con los empleados de vuelta en la oficina parte del tiempo, el uso elevado de videollamadas seguirá siendo una característica de nuestra forma de trabajar.

Desafortunadamente, la mayoría de los diseños de oficina tradicionales no se adaptan a las necesidades de las videollamadas constantes. Los planos de planta abiertos permiten que el ruido se transmita, creando distracciones que perjudican la productividad. Y normalmente no hay suficiente espacio en la sala de reuniones para satisfacer la demanda si las videollamadas se distribuyen por toda la oficina.

Este entorno inapropiado genera frustración, no solo para los empleados que están de guardia sino también para los compañeros de trabajo que los rodean. Hällfors señala que las conversaciones escuchadas tienen un efecto perjudicial científicamente probado sobre la concentración, ya que escuchar activa las mismas áreas del cerebro necesarias para el trabajo concentrado.

Para permitir videollamadas exitosas sin interrumpir a los demás, son imprescindibles espacios privados diseñados expresamente para conferencias. Además de las salas de reuniones, las oficinas deben incorporar cabinas telefónicas unipersonales que ofrezcan la iluminación, acústica, ergonomía, ventilación y adaptabilidad adecuadas. Luego, los trabajadores pueden atender llamadas en un espacio diseñado específicamente para ese propósito.

Equilibre la colaboración y el enfoque

Si bien el trabajo remoto proporciona el entorno óptimo para centrarse en tareas individuales, las oficinas siguen siendo más adecuadas para el trabajo colaborativo en equipo. Por lo tanto, como recomienda Hällfors, las organizaciones deberían diseñar oficinas para interacciones grupales que generen innovación y creatividad, pero también aprender de lo que ha hecho que la oficina central sea tan productiva.

Inevitablemente se realizarán videollamadas durante el horario de oficina para conectarse con colegas, clientes y otras personas remotas. Para evitar que estas llamadas necesarias interfieran con los espacios de trabajo colaborativo, también se deben incorporar zonas tranquilas dedicadas a la concentración.

Este equilibrio permite tanto sesiones creativas en equipo como espacios para que los miembros de ese equipo pasen a reuniones en línea o se concentren sin interrumpir su grupo. Las áreas de descanso, las cabinas telefónicas y otros pequeños espacios privados repartidos por la oficina pueden cumplir esta función esencial.

Adecuar el tamaño por función en lugar de una talla única para todos

Muchas empresas ven instintivamente el trabajo híbrido como una oportunidad para reducir drásticamente el espacio de oficinas. Y los empleados temen perder sus escritorios personales a medida que las empresas que reducen costos adoptan modelos de hoteles y escritorios compartidos.

Si bien la suposición generalizada puede ser que menos espacio para oficinas es naturalmente mejor, Hällfors sostiene que esta perspectiva refleja prioridades equivocadas. El propósito de una oficina es brindar experiencia y productividad a los empleados, no maximizar los metros cuadrados sobrantes después de una reducción de personal.

Las organizaciones obtienen mejores resultados si ajustan su tamaño de manera inteligente, en función de cómo los diferentes roles utilizan realmente la oficina. Analice a través de la lente de los empleados para discernir qué equipos anhelan escritorios permanentes para sus frecuentes días en la oficina y cuáles prosperan a través de espacios compartidos flexibles. No existe un enfoque único que optimice para todos los trabajadores.

Reconozca también que una respuesta negativa inicial a la pérdida de asientos asignados podría estar impulsada por el poderoso sesgo del status quo según el cual la gente prefiere permanecer en su situación actual. Con una gestión inteligente del cambio y una comunicación empática, los niveles de comodidad pueden cambiar con el tiempo.

Escuche a los empleados (dicen que las oficinas son demasiado ruidosas)

Con demasiada frecuencia, los ejecutivos emprenden el rediseño de las oficinas a través de una lente de arriba hacia abajo centrada estrictamente en el ahorro de costos. Pasan por alto el verdadero propósito: crear espacios optimizados para la productividad y la comodidad del usuario.

Las preferencias y los puntos débiles expresados directamente por los empleados deben estar en el centro de cualquier evolución del espacio de trabajo. Y estudio tras estudio, las encuestas destacan el ruido y las distracciones como una de las principales quejas sobre las oficinas abiertas.

En lugar de imponer un enfoque único para las asignaciones de espacio y escritorio, escuche verdaderamente lo que los trabajadores dicen que necesitan. Encuéntrelos donde estén respondiendo con espacios diseñados tanto para el trabajo colaborativo en equipo como para momentos tranquilos de profunda concentración. No los resignes a la distracción.

La solución: variedad y flexibilidad

La reutilización de oficinas para la era híbrida requiere una nueva reflexión sobre cómo se utiliza el espacio. Filas uniformes de escritorios ya no son suficientes en un paradigma de trabajo en el que el tiempo en la oficina satisface necesidades específicas en torno a la construcción de relaciones, la innovación, los eventos y la cultura. Mientras les digo a mis clientes a quienes ayudo a descubrir sus modelos de trabajo híbridos , los empleados solo deben venir a la oficina para colaborar, socializar, aprender y recibir orientación, y el espacio de la oficina debe reflejar eso.

Habilite la variedad inherente a la hibridación a través de la variedad y flexibilidad del lugar de trabajo. Incorpore cuidadosamente espacios optimizados tanto para la colaboración como para la concentración. Considere muebles móviles como pizarras blancas y monitores que puedan cambiar fácilmente de ubicación para adaptarse a diferentes estilos de reuniones. Y haga coincidir los espacios asignados con los patrones de uso de la oficina de cada función, en lugar de forzar configuraciones únicas para todos.

El futuro del trabajo exige que las empresas se liberen de nociones rígidas sobre cómo debería ser una oficina. Las nuevas ideas revelarán soluciones en las que los empleados podrán alternar sin problemas entre sesiones creativas grupales y videoconferencias en línea sin interrupciones constantes. Al escuchar a su gente, puede reimaginar las oficinas como entornos optimizados para sus equipos híbridos.

Fuente: https://allwork.space/2024/03/the-office-of-the-future-how-workspaces-must-adapt-for-the-hybrid-era/

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